【トレラン大会準備&運営業務】緊急ミーティングを仕切らせていただきました。

7/1に長野県長和町で行われた美ヶ原トレイルラン&ウォークの準備&運営の業務を6月に行っていました。

この大会、参加者が1,500人ほどいるビック大会。私が所属する日本スカイランニング協会のSKY ULTRAの日本選手権と位置付けられていたこともあり、多くのトップランナーが参加する大会でもあります。公私ともに重要な大会ということで自ずと仕事にも力が入ります。

私は、事前準備としてコース設営とボランティアスタッフの配置案作成の業務を行いました。配置案を作成する=運営シミュレーションをする、ということになりまして、簡単そうに思えて全く簡単ではない業務。この大会の配置案作成は今年が初めてだったので想定よりも手間取ってしまいました(この経験で、来年は今年よりもスムーズかつ効果的にできそうな感触を掴みました)。

事前に相当程度に準備しましたが、なんと大会前日に悪天候のためコース変更となってしまいました。「コース変更」を大会として想定していなかったので、当然のように私も全く想定しておらず・・・、というわけで前日21時から急遽集まっていただいたボランティアスタッフと全体ミーティング。とは言っても、当日朝(午前4時スタートです)に集まるスタッフもいるので、全員ではないですが・・。

そこで、経緯の説明をし変更後のコースを説明をし何をしなければいけないかを説明しながら整理して、配置・時間・具体的なタスクを共有しアサインしました。初めましてな方が大半ということもあって、私にとってはヘビーなミーティングでしたが、結果として大会がスムーズに進行したのでいい仕切りができたのではないかと思っています。(経験豊富な方々がボランティアに来ていただいていたので(これも作戦のうちですが)、私は全体の交通整理さえできれば何とかなる!というラッキーな役回り)

思いがけず、ミーティング等で多人数を統率するというお仕事をさせていただくことになったわけです。このような緊急対応のためにも私をぜひ運営スタッフとしてアサインください(笑)。緊急対応は無いほうがいいですが、何かあってからだと対応できないことが多いです。緊急対応だけではなく、事前に仕込みをしたうえでの取りまとめなどもできます(世間では、これをファシリテートって言うようですね)。

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